01最初に内定通知・承諾書・連絡案内を確認する
企業から受け取った内定通知、労働条件通知、承諾書、提出済み書類を確認します。内定と内々定は個別事情により法的な扱いが異なる場合があるため、一般的な記事だけで判断しません。
厚生労働省の『確かめよう労働条件』は、内定の段階で労働契約が成立していると認められる場合があることや、内々定の扱いが個別事案で異なることを説明しています。不明な契約・費用がある場合は大学や公的窓口へ相談します。
02応募経路に合う連絡先へ意思を伝える
企業へ直接応募した場合は採用担当窓口、エージェント経由ならまず担当者へ、辞退連絡の手順を確認します。担当者と企業へ別々の内容を送ると混乱するため、企業連絡を誰が行うかを明確にします。
連絡方法は企業・サービスの案内を優先します。電話を求められている場合も、担当者不在ならメールで要件と折り返し可能時間を残すなど、意思が届く形にします。
03連絡は結論・対象・お礼・確認事項の順にする
件名に氏名と内定辞退の連絡であることを書き、本文では辞退の意思、応募職種、選考へのお礼、返却物や手続きの確認を簡潔に伝えます。詳しい進路や他社名まで説明する必要があるとは限りません。
曖昧な保留表現を続けず、決定した意思を明確にします。辞退を迫られた、金銭や違約金を示されたなど不安がある場合は、その場で支払いや追加書類へ同意せず、説明を書面でもらいます。
- 件名：内定辞退のご連絡（大学名・氏名）
- 結論：内定を辞退したい意思
- 対象：職種・選考を特定できる情報
- お礼：選考機会への簡潔なお礼
- 確認：提出物・貸与物・今後の手続き
04返却物と完了連絡を記録する
貸与物、健康診断書、原本書類などの扱いを確認し、返送方法の指定に従います。個人情報が含まれる書類を普通のメッセージアプリや非公式アカウントへ送らないでください。
送信メール、担当者名、連絡日時、企業からの返信を保存します。強い引き止めや連絡が続く場合は、大学キャリアセンター、新卒応援ハローワーク、労働条件相談窓口などへ事実を整理して相談します。